Assistanat du Senior Executive Director, coordination des projets du centre et animation de la communauté.

Office Management
Gestion du planning du directeur et gestion administrative de la direction (suivi des dossiers, organisation de réunions et élaboration de compte rendu, des ordres de missions et des notes de frais dans Notilus, organisation de déplacements en France ou à l’étranger).

Accueil des visiteurs / délégations étrangères
• Participation au processus d’onboarding (organisation des arrivées et des départs. Mise à jour des listes de diffusion, mise à jour des organigrammes et documents d’informations).
• Assurer le suivi des nouveaux contrats en coopération avec la direction juridique.
• Coordination de nouveaux projets stratégiques du leadership team du Centre et contribution à leurs mises en œuvre opérationnelle.
• Elaboration de présentations.
• Renseignement du CRM, extraction et communication de l’activité CRM du Centre, animation de la communauté des référents CRM I&E. Mise à jour du CRM (nouveaux contacts / requêtes / exports des données).

 Team building
• Gestion de la communication interne (messages réguliers, réunions d’informations, documentations partagées sur l’Intranet) en coopération avec la direction de communication.
• Organisation d’événements internes (ex :Team day, réunions d’informations, événements etc)
• Assurer le lien entre toutes les entités du Centre.
• Créer le lien vers les autres BUs et directions d’HEC : lien avec la Faculté, les BU programmes, autres Centres, direction générale : organisation de réunions, learning expéditions.
• Animer le lieu du bâtiment E : organisation d’événements thématiques, accueil des associations des étudiants en coopération étroite avec la direction de la communication du Centre.

Profil souhaité
• Formation supérieure – BAC + 2 minimum
• Minimum 3 ans d’expérience dans des fonctions équivalentes
• Attiré(e) par le monde de l’entrepreneuriat
• Forte orientation service / résultats
• Excellent sens de l’organisation, gestion des priorités
• Autonomie et initiative
• Forte capacité d’adaptation et flexibilité
• Excellent relationnel, esprit d’équipe, sensibilité multiculturelle
• Français et Anglais courant (C1 minimum) : vous êtes idéalement bilingue (à l’écrit comme à l’oral)
• Maîtrise de la suite Office et des outils digitaux
• Une connaissance du milieu académique est un plus